¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
La G.D. fácilmente es administrar el flujo de los documentos dentro de una organización y que posteriormente permita recuperar esa información de manera simple y organizada. Igualmente, la G.D. permite determinar el tiempo en que se deben guardar los documentos y eliminarse los que ya no sirven, eso sí, bajo técnicas profesionales y teniendo en cuenta el marco Legal e Institucional.
La G.D. permite que por valores históricos, científicos o culturales sean conservados indefinidamente algunos documentos, vídeos, cartografías, audios, entre otros elementos aplicando los principios de RACIONALIZACIÓN y ECONOMÍA.
¿QUE CONTIENE LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Diagnostico General realizado por especialistas en Archivística
- Diagnostico institucional, Diagnostico Archivístico.
- Diagnostico de la edificación y Diagnostico de seguridad integral.
- Elaboración de Instructivos para el manejo de archivo.
Establecimiento de Comités de evaluación, verificación, gestión y control del proceso archivístico.
Elaboración de Manuales, Tablas de Valoración Documental TVD y Tablas de Retención Documental TRD.
Aplicación de instrumentos archivísticos documentales
Eliminación de elementos metálicos, copias y depuración de documentos sin valor.
Clasificación por categoría, foliación y depuración.
Evaluación de los valores históricos, legales, fiscales, contables, científicos y administrativos.
Re almacenamiento técnico en unidades de conservación. ( Carpetas y Cajas X 100-200-300) Según Norma Técnica Colombiana.
Levantamiento de actas.
Inventario Documental (Fuid), con la ruta de acceso en el ambiente físico o digital para hacer la consulta rápida y eficiente.
Tratamiento técnico y Confidencial del residuo documental. (NTC32757)
