Para nadie es un secreto que las empresas buscan adquirir productos que les ayuden a aumentar la producción y minimizar costos. Teniendo en cuenta lo anterior, muchas empresas optan por mantener sus procesos manuales que estamos seguros que funcionan, pero podrían ser más ágiles, seguros, eficientes y protegerlos a futuro de posibles demandas.
A continuación traemos para ti:
5 beneficios reales para adquirir un software de gestión documental:
- Trazabilidad de la información: Por medio de un código asignado podrás realizar la consulta del estado de tu documento, conocer también en cuál área se encuentra y por cuáles áreas ha transitado. Para el cliente final es muy importante verificar que sus peticiones se están atendiendo y ver que es un servicio transparente para las partes.
- Sistema de notificaciones: Cada documento que ingresa a tu empresa es de vital importancia dar respuesta en el tiempo establecido. Con el software de gestión documental lograrás dar fechas de vencimiento a cada documento. El personal encargado recibirá notificaciones dando a conocer el plazo de revisión del documento que está pronto a vencer, con este sistema podrán mantener un control total sobre la documentación de la empresa.
- Indicadores: Por medio del software de Gestión Documental podrás auditar y verificar cuales son las áreas que no logran responder y dar respuesta a la documentación recibida a tiempo. Se podrán realizar acciones correctivas evitando repetir los mismos errores.
- Aumento de la productividad: Con el software de Gestión Documental, no es necesario movilizarse hacia el archivo y realizar la búsqueda en las carpetas para verificar y validar la información, se puede hacer la consulta y obtener los resultados en menos de 10 segundos. Adicionalmente los operarios podrán realizar búsquedas de documentos no solo por el título sino también por el contenido del documento que están buscando.
- Seguridad de la información: En el software de Gestión Documental los administradores pueden asignar niveles de acceso a la información y evitar que la misma caiga en manos no deseadas. Por ejemplo: El Software de Gestión Documental permite dar permiso de ver y descargar documentos contables solo al departamento de Contabilidad y Gerencia. Y adicionalmente poseen historial de las personas que entraron a revisar información con fechas y horas exactas.
Muchos software de Gestión Documental suelen ser “Costosos” por lo cual las empresas deciden seguir con sus procesos manualmente. Te recomendamos arriesgarte y dar ese paso que tanto necesita tu empresa, no esperes que sea muy tarde para iniciar, a largo plazo su inversión será recuperada. Recuerda que con el Software de Gestión Documental llevas tu empresa segura y en el bolsillo.
