En muchas ocasiones nos preguntamos cuál es nuestra obligación legal respecto a la obligación de conservar los diferentes documentos que se producen a diario en las diferentes sociedades económicas.
Antes de responder la pregunta partamos de lo esencial ¿Qué produce una empresa?
Los documentos más producidos por las empresas son: archivo contable y expedientes laborales. Cabe resaltar que todo depende de su actividad económica.
Para el caso del archivo contable su tiempo de conservación según el decreto 410 de 1971 Código de Comercio de Colombia Art. 60. Los libros y papeles contables deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o a la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser eliminados por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta.
Según la circular Nº04 de 2003 del Archivo general de la nación AGN Para las historias laborales el tiempo de conservación física es de 80 años, los primeros dos años en el archivo de gestión y 78 años en el archivo central de la entidad.
Los documentos son trascendentales para cualquier situación de la vida, facilitando los procesos; garantizan la protección de los derechos judiciales y fiscales ante los diferentes entes de control. Por esta razón surge la importancia y más que todo necesidad de conservar la documentación física, ya que esta es la esencia de cualquier sociedad económica legalmente constituida.
Los archivos son prueba o evidencia de hechos, garantía de transparencia y con el transcurso del tiempo se convierten en la memoria e identidad de sus productores.
En ese contexto los archivos generados por las sociedades económicas pueden testimoniar diversos aspectos. La conservación, organización, sistematización y preservación de estas fuentes de información histórica es una responsabilidad de las instituciones y organizaciones que las generan o las tienen en custodia.
